Inventario y despacho de regalos corporativos
La entrega no termina cuando el proveedor informa que el pedido está listo. Marketing debe coordinar recepción, conteo, control visual, preparación por destino y confirmación de entrega. El alcance de la inspección debe corresponder al riesgo, la cantidad y las condiciones pactadas.
En la recepción del lote
- Compara bultos y unidades con la orden y el documento de despacho.
- Revisa embalaje, daños de transporte, modelo, color y personalización.
- Comprueba una muestra contra el arte o referencia aprobada; acuerda antes el método de inspección para pedidos grandes o sensibles.
- Registra faltantes, daños y diferencias con fecha y evidencia fotográfica.
- Separa el material en observación para que no se mezcle con unidades aceptadas.
- Define quién comunica la incidencia y cuál es el plazo contractual para notificarla.
No existe un porcentaje universal de inspección ni una tolerancia válida para todo producto. El plan debe quedar acordado según especificación, seguridad, contrato y criticidad de la campaña.
Control de inventario para una campaña
Registra producto/modelo, versión gráfica, cantidad recibida, ubicación, destino previsto, movimiento y saldo. Separa variantes —por ejemplo, tallas, nombres, áreas, idiomas o versiones de campaña— para que no se despache una pieza distinta a la solicitada. En productos con vencimiento, almacena y rota según las instrucciones del producto y la operación aplicable.
Una planilla puede bastar para un proyecto acotado; varios destinos, variantes o movimientos pueden justificar una herramienta de inventario. La decisión depende de quién actualiza los datos y cómo se detectan diferencias, no de una cantidad universal.
Preparación y despacho
| Punto | Confirmación antes de cerrar el bulto |
|---|---|
| Selección | Artículo, variante y cantidad corresponden al destino |
| Empaque | Protege el producto y coincide con la presentación acordada |
| Identificación | Etiqueta legible con referencia y dirección correcta |
| Documentos | Guía y antecedentes exigidos por la operación o el contrato |
| Seguimiento | Responsable, fecha de retiro y comprobante de entrega definidos |
| Excepciones | Protocolo ante dirección incompleta, rechazo o destinatario ausente |
Para varios destinos, entrega una lista maestra por sede o responsable y reconcilia lo preparado con lo despachado. Si el recinto impone ventanas, acceso o acreditación, coordínalo antes con su encargado.
Cierre de campaña
Conserva el registro de recepción, incidencias, unidades por destino y comprobantes. Cierra diferencias entre cantidad pedida, recibida, entregada y remanente. Define con el mandante qué hacer con excedentes y cómo se custodian los artículos con datos personales o personalización nominativa.
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Alcance de las referencias
Esta ficha no registra una lista de fuentes al final. Si una decisión depende de una norma, fecha, certificación, precio o especificación técnica, comprueba el documento oficial o la ficha del producto aplicable antes de aprobarla.
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